Wat is Power Automate?
Een van de meest voorkomende vragen bij onze klanten rond Microsoft 365 is op dit moment: wat is Power Automate en hoe zet ik het in? In deze blog beantwoord ik deze vraag voor je!
Het is de oplossing van Microsoft voor het automatiseren van taken en werkprocessen. Het mooie is dat gebruikers eenvoudige processen door middel van Power Automate zelf kunnen automatiseren. Zodoende hoeft hier geen ontwikkelaar voor ingehuurd te worden. Wanneer de werkprocessen wat ingewikkelder in elkaar zitten is het verstandig om hier hulp voor in te schakelen.
Gebruikers kunnen een geautomatiseerd werkproces creëren door een trigger te kiezen. Dit kan bijv. wanneer er een document in Microsoft Teams/SharePoint wordt geplaatst. Vervolgens kunnen hier acties aan gekoppeld worden.
Power Automate is geïntegreerd binnen SharePoint Online. Gebruikers kunnen hierdoor direct vanuit een SharePoint bibliotheek of lijst starten met het automatiseren van een werkproces.
Daarnaast kunnen gebruikers via flow.microsoft.com ook starten met het creëren van hun geautomatiseerde werkstromen. Kijk ook eens naar de vele templates die standaard beschikbaar zijn. Zo is het in veel gevallen echter niet nodig om het wiel opnieuw uit te vinden. Enkele voorbeelden van templates die reeds voor handen zijn:
Met Power Automate kunnen gebruikers veel verschillende applicaties en services integreren. Zo kunnen er onder andere koppelingen gemaakt worden met de andere Microsoft 365 applicaties zoals; Power BI, Dynamics 365, PowerApps, Microsoft Teams en SharePoint Online. Maar ook integratie met bijv. SAP en Salesforce is mogelijk. Daarnaast kunnen er ook maatwerk oplossingen geïntegreerd worden.
Waarvoor gebruik je Power Automate?
In feite kun je bijna alle kantoorprocessen automatiseren. Van eenvoudige pushmeldingen en contentbeheer tot complexe bedrijfsprocessen. Power Automate wordt vooral vaak ingezet voor goedkeuringsprocessen binnen de organisatie.
Een voorbeeld om Power Automate te gebruiken is om bestanden te verplaatsen. Denk hierbij aan het automatisch toevoegen van een bestand aan een SharePoint bibliotheek, als deze aan een aantal voorwaarden voldoet. Erg handig om op een automatische manier het documentbeheer in te richten.
Een andere use case is het verzamelen van gegevens. Power Automate kan ingezet worden als trigger voor Twitter om automatisch gegevens, omtrent een bepaald topic, te verzamelen. Je kunt hier automatisch een melding van ontvangen, maar de feed kan bijvoorbeeld ook terugkomen binnen een kanaal in Microsoft Teams. Iedere tweet kan zelfs opgeslagen worden in een SQL database om vervolgens deze data te gebruiken en aan de slag te gaan met sentiment mining. Met andere woorden er kunnen hele complexe use cases verzonnen worden.
Aan de slag met Power Automate
Stel je voor dat je werkt bij een organisatie die support levert aan klanten. Als systeem om meldingen van klanten bij te houden en support in te plannen wordt Excel gebruikt. Je zou de app zo kunnen configureren dat bij een bepaald soort case de betreffende support engineer automatisch een SMS ontvangt. Of zodra de status wordt aangepast. Natuurlijk kan Power Automate gebruikt worden in combinatie met meer geavanceerde helpdesk-systemen.
Bij XTRM hebben we verschillende werkprocessen via Power Automate voor de meest voorkomende use cases geautomatiseerd. Als je interesse hebt in voorbeelden of hulp nodig wilt, neem dan gerust contact met mij op via info@xtrm-dev.com.