Wat is Microsoft Power BI?
Steeds meer organisaties verzamelen bergen data, zonder dat ze daar iets mee doen. Ze realiseren zich daarbij niet dat deze data goud waard kan zijn. En met behulp van Microsoft oplossingen kun je deze data eenvoudig analyseren. Hoe? Dat vertel ik je in deze Power BI blog!
Microsoft heeft een platform ontwikkeld genaamd het Power Platform. Dit platform is ontwikkeld om bedrijfsdata te gebruiken om bijvoorbeeld processen te optimaliseren en te automatiseren. Het deel van het platform dat zicht richt op het analyseren en inzichtelijk maken van data is Power BI. Vaak wordt gedacht dat het analyseren van data veel tijd en dus geld kost. Maar door gebruik te maken van Power BI hoeft dit niet zo te zijn.
Wat kun je met Microsoft Power BI?
Met Power BI kun je data eenvoudig omzetten naar visuele weergaven en rapporten. Hierbij kun je inzicht krijgen in allerlei aspecten van de bedrijfsvoering en de resultaten. Ook kan het gemakkelijk gekoppeld worden aan verschillende soorten databases. Denk hierbij aan een Excel database of sheet, SQL en SharePoint-lijsten.
Alle data komt samen in een dashboard, welke naar smaak en doel is in te richten. Hier zijn standaard templates voor welke zijn up te loaden in de dashboards. Als deze niet voldoen is het ook mogelijk een volledig gecustomized dashboard te bouwen die antwoord geeft op een informatievraag en behoefte
Bij het monitoren van resultaten voor een langere periode kan een lijngrafiek handig zijn, maar bij bijvoorbeeld een vergelijking van data kan een cirkel- of staafdiagram weer meer van toepassing zijn.
Waarom Microsoft Power BI gebruiken?
Power BI is ideaal om makkelijk data inzichtelijk te maken met interactieve gegevensvisualisaties en te kunnen delen met betrokkenen. Daarnaast kunnen beslissingen die gemaakt moeten worden hierdoor ook worden onderbouwd en gestuurd door gegevens. Power BI is toepasbaar in verschillende bedrijfsonderdelen, bijvoorbeeld sales of finance, waarbij kansen kunnen worden getraceerd. Ook is het mogelijk om Power BI te combineren met de rest van het Microsoft Power Platform (Power Apps en Power Automate) om de inzichten om te zetten in acties. Tot slot is het ook bruikbaar op verschillende apparaten waaronder de mobiele telefoon, wat meer flexibiliteit met zich meebrengt.
Power BI in de praktijk
Een van onze klanten heeft Power BI inmiddels volledig omarmt als platform om bedrijfsdata op een heldere en overzichtelijke manier te rapporteren. Deze organisatie had uitdagingen op het gebied van data management, databronnen en rapportagetools. In 2021 zijn ze gestart met een zoektocht naar een oplossing die schaalbaar, flexibel en wendbaar genoeg is om bij te blijven met de snel veranderende behoeftes van de organisatie en haar gebruikers.
Er was een grote behoefte om de business intelligence rapportages zo aan te passen dat de BI rapportage bestaat uit realtime informatie. Met Power BI waren ze in staat om snel rapportages en dashboard te ontwikkelen die voldoen aan deze behoefte.
De keuze voor Power BI was snel gemaakt. Het gegeven dat de organisatie en zijn medewerkers de rapportages zelf eenvoudig kunnen maken en aanpassen was een zeer groot voordeel. Geen dure BI consultants die voor iedere wijziging aan een dashboard nodig zijn! Ook werkt de oplossing naadloos samen met de andere Microsoft oplossingen die deze klant al in gebruik had (Azure, Microsoft 365 & Dynamics). Bovendien had de oplossing de laagste ‘total cost of ownership’ van de vier BI pakketten die tijdens de selectie werden mee genomen.
De data
De gegevens van deze organisatie om te komen tot de gewenste inzichten worden opgeslagen in verschillende bronnen en systemen. Deze data wordt vervolgens over gebracht naar een ‘data lake’. Dit dient als basis voor de datavisualisaties. Dit data lake maakt ook gebruik van Microsoft technologie namelijk Microsoft Azure.
Men gebruikt op dit moment de visualisaties, rapportages en het Power bI dashboard bij het dagelijks runnen van de organisatie. Het is mogelijk om verschillende ‘key performance indicators’ (KPI) realtime te monitoren. Wijkt een KPI af dan kan men in het dashboard opzoek gaan naar de oorzaak. Door vanuit de overzichten de data in te duiken is het mogelijk om gedetailleerde analyses te maken van de oorzaak en vervolgens snel en adequaat in te grijpen.
Inmiddels gaat men een nieuwe fase in. Zo zijn ze druk bezig met het toevoegen van extra databronnen. Denk hierbij aan data die verzameld wordt door apparaten (Internet of Things) maar ook data die ontstaat tijdens het primaire proces. Dat het zo eenvoudig is om nieuwe data bronnen toe toevoegen aan de bestaande oplossing bevestigd de flexibiliteit en robuustheid van de BI oplossing.
Ook enthousiast geworden over Power BI? Lees dan onderstaande tips om zelf te starten.
Power BI snel start tips
1. Leer eerst de basics voordat je dieper gaat: Power BI is een krachtige applicatie met heel veel mogelijkheden. Daarbij komen veel technieken kijken, zoals Power Query, DAX, Analysis Services, design theory ea. De valkuil is dat je te snel te diep in deze technieken gaat, waardoor je het totaalplaatje uit het oog verliest en verstrikt raak in ingewikkelde situaties waar het mogelijk niet nodig is en het doel voorbijstreeft.
2. Verken je data: Nadat je de datasets hebt geüpload beginnen veel mensen direct met het bouwen van ingewikkelde dashboards en reports. Door eerst vragen te stellen over je dataset, waar powerbi dan antwoord op geeft door middel van ‘Natural-language queries’, leer je je dataset kennen waardoor je later betere reports kan bouwen.
3. Hou het simpel: Hou de ontwerpen simpel in plaats van ingewikkelde en veelal custom ontwerpen met flitsende visualisaties. De basis is de data welke in de rapporten en dashboards staat, dit moet duidelijk naar voren komen en voor zichzelf spreken.
4. Maak interacties tussen visualisaties door middel van cross-filter capabilities: door verschillende elementen in je Power BI dashboard met elkaar te verbinden, kan je verschillende data-visualisaties met elkaar laten interacteren – als je dan bijvoorbeeld op een element in de ene grafiek of tabel klikt, de andere grafiek of tabel automatisch wordt gefilterd. Zo kan je makkelijk en snel data vergelijken en analyses maken.
5. Maak je bekend met de best practices van Microsoft met betrekking tot Power BI, deze kunnen een bijdragen aan een goede implementatie en optimale opzet van de Power BI-omgeving.
Zie onze blog 6 essentiële Power BI tips voor meer tips om je Power BI traject een vliegende start te geven.
Meer weten?
Volg ons op LinkedIn om direct op de hoogte te zijn wanneer we een nieuwe blog publiceren.