In mijn vorige blog over Microsoft Lists heb je kunnen lezen wat de mogelijkheden zijn met Microsoft Lists. Omdat het gebruik van MS Teams niet meer weg te denken is, willen we deze beide M365 componenten combineren om het samenwerken met teamleden efficiënter te maken.

In deze blog gaan we Microsoft List implementeren in Teams. Als use case willen we een project status tracker inrichten, zodat teamleden de status van het project kunnen inzien of bijwerken.

Microsoft Lists toevoegen aan Teams

De eerste stap is om de Microsoft Lists App toe te voegen aan Microsoft Teams. Dit kun je doen door een nieuw tabblad toe te voegen aan een teams kanaal. In het onderstaande voorbeeld voegen we een tabblad toe aan kanaal Algemeen.

Klik op + om een nieuw tabblad toe te voegen.

lists

Je krijgt het volgende te zien:

lists_app

Kies Lists als App en klik vervolgens op opslaan.

Je krijgt de mogelijkheid om een lijst te maken of een bestaande lijst toe te voegen. Wij gaan een nieuwe lijst maken.

lijst_maken

Klik op Lijst maken en dan krijg je verschillende opties om een lijst aan te maken.

tracker_lists

Om het aanmaakproces te versnellen maken we gebruik van een bestaande sjabloon. We kiezen voor de sjabloon Tracker en werkvoortgang. Nadat je de sjabloon geselecteerd hebt, klik je op Sjabloon gebruiken.

Vervolgens geef je de lijst een naam, beschrijving en kleur.

voortgang_list

Klik op Maken zodat de lijst wordt aangemaakt. De lijst is nu aangemaakt.

lijst

Hoe werkt Microsoft Lists?

Om de werking van een lijst te snappen, bespreken we de volgende hoofdonderdelen:

– Formulier: hiermee worden de gegevens ingevoerd of aangepast

list_formulier

– Kolommen
Hiermee worden de gegevens weergegeven die corresponderen met de invoervelden van het formulier.

kolommen_list

– Weergave
Een weergave is een overzicht met de gedefinieerde kolommen. Een lijst kan meerdere weergaves hebben. Daarnaast kun je per weergave aangeven welke kolommen moeten worden getoond.

weergave

Gegevens invoeren

Om een nieuwe werkitem toe te voegen klik je op Nieuw.

gegevens

Er verschijnt vervolgens een formulier om de gegevens in te voeren. Via dit formulier sla je de gegevens op.

weergave

Gegevens bewerken

Ga vervolgens met je muis op de desbetreffende werkitem en klik op
Er verschijnt vervolgens een pop-up menu. Klik op Bewerken om de bestaande gegevens te bewerken.

bewerken_list

Gegevens filteren en sorteren

Als er meerdere gegevens zijn ingevoerd heb je de mogelijkheid om de gegevens te sorteren of te filteren. Klik bijvoorbeeld op het kolom Categorie en je krijgt een pop-up te zien om te sorteren of te filteren. Dit is handig als de lijst veel data bevat en je wilt zoeken naar een specifieke categorie.

categorie
filter_list

Microsoft Lists aanpassen

In deze scenario hebben we gebruik gemaakt van een bestaande sjabloon. Natuurlijk kun je deze sjabloon aanpassen naar je eigen wensen. Er kunnen namelijk kolommen die onnodig zijn of ontbreken of een andere naam moeten hebben.

Kolommen bewerken

Om bestaande kolommen te bewerken klik je eerst op een kolom. Klik als voorbeeld op kolom Categorie en er verschijnt een pop-up met Kolominstellingen.

kolominstelling

Klik vervolgens op Bewerken en er verschijnt een pop-up als het voorbeeld hiernaast.

In dit geval is de kolom Categorie een keuzeveld.  Verder kun je hier de naam van de kolom aanpassen en de keuzen definiëren. Aan elk keuze kan een kleur worden toegepast

Er zijn daarnaast meerdere data types waaruit gekozen kan worden:

keuze_lists
kolom_lists

We laten de data type op dit moment op Keuze staan.

Kolom toevoegen

Om een nieuwe kolom toe te voegen klik je op Kolom toevoegen. Deze optie zit naast de laatste kolom. Kies vervolgens de gewenste data type.

lists_kolom

Vul vervolgens de naam in en sla de gegevens op.

kolom_maken_lists

Kolommen verbergen en rangschikken

Om kolommen te verbergen of te rangschikken klik je op een willekeurige kolom.

rangschikken

Vervolgens kies je Kolominstellingen en klik je op Kolommen weergeven/verbergen.

lists_kolom

Er verschijnt de volgende pop-up. Via dit scherm kun je kolommen verbergen en rangschikken.

kolom_weergave_lists

Tot slot

We hebben nu een voortgang tracker ingericht die door teamleden kunnen worden gebruikt. We kunnen deze nog uitbreiden met Power Automate. Denk hierbij aan een status verandering van een workitem en dat er automatisch een mail moet worden verstuurd naar een eindverantwoordelijke. Dit maakt Microsoft Lists meer interactief en kan het ter ondersteuning van een workflow dienen.

Wil je de hulp van xtrm inschakelen? 

laat je gegevens achter!

NEEM CONTACT OP