Microsoft Whiteboard integreren in Teams

Whiteboard in een teams vergadering

Als alle deelnemers van de vergadering deel zijn van dezelfde tenant kun je in de vergadering starten met een whiteboard. Alle deelnemers hebben de mogelijkheid om in het whiteboard een bijdrage te leveren.

Gedurende de vergadering heb je beperkte functionaliteiten. Om van de volledige functionaliteiten gebruik te maken kan je deze openen in de desktop applicatie van Microsoft Whiteboard.

Na een vergadering is het whiteboard terug te vinden in de chat van de teams vergadering en in de bordgalerie in de Microsoft whiteboard-app.

Whiteboard functionaliteiten

Templates

In Microsoft whiteboard kun je gebruik maken van verschillende templates die jou en je team kunnen helpen in het visualiseren van je ideeën. Denk hierbij aan strategie- of projectplanningstemplates. Maar ook templates om brainstormsessie of retrospectives te begeleiden.

Vormen, reacties en notities

Naast dat er geschreven en getekend kan worden op het whiteboard is het ook mogelijk om achtergronden, notities, tekst en vormen toe te voegen. Een extra mogelijkheid is dat d.m.v. reacties je aan elkaar kan laten weten hoe je over de genoteerde ideeën denkt.

Microsoft Whiteboard kan ook handgeschreven vormen automatisch verbeteren, omdat de app geometrische vormen kan herkennen. Er kan dus een geometrische vorm getekend worden en de app maakt deze vorm voor jou perfect. Vervolgens is het mogelijk de figuren te roteren, vergroten of verkleinen.

Het selecteren en verplaatsen van inhoud

Om eerder geplaatste inhoud in Whiteboard te verplaatsen kun je gebruik maken van de cursor. Wil je meerdere onderdelen tegelijk selecteren maak dan gebruik van lassoselectie. Lassoselectie is te vinden bovenin naast de gum!

Documenten en afbeeldingen

Ook het toevoegen van PowerPoint slides en afbeeldingen is mogelijk. Op die manier wordt het mogelijk om tijdens een vergadering met elkaar een document te voorzien van opmerkingen. Of samen te brainstormen over de ‘look and feel’ van een document.

Samenwerken

Dankzij de samenwerkingscursors kun je andere mensen op het bord zien en in realtime zien waar ze aan werken. Elke gebruiker wordt vertegenwoordigd door een andere kleur en een naamballon. Gebruik samenwerkende cursors om elkaar op het bord te begeleiden en volg mee terwijl je collega’s uitleggen. In het samenwerkingsrooster kun je precies zien wie er actief aan het werken is in hetzelfde whiteboard.

Delen

Via de sharebutton is het mogelijk je whiteboard te delen met mensen binnen en buiten je organisatie. Dit delen gaat op dezelfde manier die je gewend bent van andere Microsoft 365 applicaties.

Ben je helemaal tevreden of wil je de informatie graag verspreiden is het mogelijk het whiteboard te downloaden als afbeelding en deze binnen of buiten je organisatie te verspreiden.

Whiteboard tips

1. De locatie van de toolbar kun je wijzigen via het instellingen scherm
2. Afbeeldingen en vormen kunnen vastgezet worden aan de achtergrond waardoor je deze niet meer per ongeluk kunt verplaatsen.
3. Er kan over het Whiteboard been bewogen worden door de linkermuisknop ingedrukt te houden.
4. Wanneer een object selecteert wordt kan je met de object toolbar aanvullende functionaliteiten openen.
5. Download de desktop app voor een volledige user experience.

Use Case

Een team wil een brainstorm sessie houden over hoe zij digitaal willen samenwerken als team. Welke tool zetten ze in en wat voor afspraken zijn belangrijk? Omdat er nog steeds op afstand wordt gewerkt dus hebben ze een vergadering gepland in teams. Om alle ideeën te verzamelen en tegelijk voor iedereen visueel te maken gebruiken ze Microsoft Whiteboard.

Ze starten met het maken van een mindmap.

Vervolgens kunnen ze een van de standaard templates gebruiken waarmee ze alle ideeën categoriseren.